【公司证书管理制度范文】为规范公司内部各类证书的管理流程，确保各类资质、证件的有效性与合法性，提升企业运营效率和合规水平，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及证书申请、使用、保管、变更及注销等环节的管理工作。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门在日常经营活动中所涉及的所有证书，包括但不限于：

- 企业营业执照

- 组织机构代码证

- 税务登记证（或三证合一后的统一社会信用代码）

- 行业相关资质证书（如建筑施工、医疗、教育等行业资质）

- 产品认证证书（如ISO、CE、CCC等）

- 法人授权书及相关证明文件

- 其他法律法规要求的各类证件

二、职责分工

1. 行政部：负责证书的统一归档、保管、更新及信息维护；协助各部门办理相关证书的申领与年检工作。

2. 财务部：负责与税务相关的证书管理，确保税务登记、发票资格等证件的合法有效。

3. 业务部门：负责本部门所持证书的日常使用与保管，及时向行政部反馈证书状态变化。

4. 法务部：协助审核各类证书的法律效力，提供相关法律支持。

三、证书的申请与领取

1. 所有新申请的证书需由申请人填写《证书申请表》，经部门负责人审批后提交至行政部。

2. 行政部根据申请内容，协助联系相关部门办理手续，并在证书到手后进行登记备案。

3. 证书领取须由本人签字确认，不得代领或转交他人。

四、证书的保管与使用

1. 所有证书应统一存放于行政部指定的档案室或保险柜中，实行专人专管。

2. 证书借阅需填写《证书借阅登记表》，注明用途、借用人、归还时间等信息，经批准后方可借用。

3. 严禁私自复制、外借、涂改或伪造证书，违者将追究相关责任。

五、证书的变更与年检

1. 当证书有效期临近到期时，行政部应提前一个月通知相关责任人准备年检材料。

2. 如遇证书信息变更（如公司名称、法人代表、经营范围等），应及时办理变更手续，并更新相关资料。

3. 年检结果应及时归档，作为公司合规经营的重要依据。

六、证书的注销与作废

1. 对于已失效、过期或不再使用的证书，应由使用部门提出申请，经审批后由行政部统一处理。

2. 作废证书应加盖“作废”印章，妥善保存或按规定销毁，防止被非法利用。

七、附则

1. 本制度自发布之日起执行，由行政部负责解释和修订。

2. 各部门应严格遵守本制度，确保公司各项证书的规范管理与合法使用。

3. 本制度未尽事宜，按国家有关法律法规及公司相关规定执行。

备注：本制度可根据公司实际运营情况定期进行评估与调整，以确保其适用性和有效性。