为了更好地规范小学学校的档案管理工作，提高档案管理效率，确保学校档案的安全和完整，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的责任分工，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节的操作流程。

一、档案管理机构与职责

学校设立专门的档案管理办公室，由专人负责档案的日常管理工作。档案管理人员需具备良好的职业道德和专业技能，熟悉档案管理的相关法律法规及政策规定。

1. 档案管理办公室的主要职责包括：

- 制定和完善学校档案管理制度；

- 负责全校各类档案的收集、整理、分类、编号、立卷、归档工作；

- 管理和维护档案库房，确保档案的安全存放；

- 提供档案查阅服务，保障档案的有效利用；

- 定期对档案进行检查，防止档案损坏或丢失；

- 对档案管理人员进行培训，提升其业务能力。

二、档案的分类与归档

根据档案的内容和性质，将档案分为以下几类：

1. 行政类档案：包括学校行政管理文件、会议记录、规章制度等。

2. 教学类档案：涵盖教学计划、课程安排、教师教案、学生作业、考试试卷等。

3. 学生类档案：包含学生基本信息、学籍档案、奖惩记录、成长档案等。

4. 人事类档案：涉及教职工的人事档案、劳动合同、职称评定材料等。

5. 财务类档案：包括学校的财务报表、预算决算报告、审计报告等。

6. 建设类档案：如校园建设项目的立项审批、设计图纸、施工合同等。

7. 其他类档案：除上述类别外的其他重要文件资料。

对于以上各类档案，应按照统一的标准进行分类、编号，并及时归档。归档时要保证档案的真实性和完整性，避免遗漏或篡改。

三、档案的保管与保护

档案库房是档案安全存放的重要场所，必须符合防火、防潮、防盗等基本要求。具体措施如下：

1. 库房内应配备温湿度控制设备，保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%）；

2. 安装防盗门窗、监控摄像头等安防设施，防止非法入侵；

3. 定期检查库房内的消防器材是否完好有效，定期开展消防安全演练；

4. 配备专用档案柜或密集架，合理布局档案存放空间；

5. 对易损档案采取特殊保护措施，如采用防紫外线玻璃罩、加装防虫剂等。

四、档案的利用与借阅

为充分发挥档案的价值，学校应建立健全档案利用机制，方便师生和社会各界人士查阅所需信息。具体规定如下：

1. 凡需查阅档案者，须提前申请并填写《档案查阅登记表》，经批准后方可进入档案室；

2. 查阅档案时，不得擅自复印、摘抄或带走原件，确需复制的，需经档案管理部门同意；

3. 借阅档案原则上不得超过两周，到期未归还者应及时办理续借手续；

4. 档案管理人员应对每次借阅情况进行详细记录，便于追踪查询；

5. 如发现档案遗失或损毁的情况，应及时上报领导，并追究相关人员责任。

五、档案的销毁与更新

随着时代的发展和技术的进步，部分过时或重复的档案可以考虑销毁或更新。具体程序如下：

1. 对于超过保存期限且无继续保存价值的档案，可申请销毁；

2. 销毁前需编制详细的销毁清单，并由两人以上共同监销；

3. 更新后的档案应及时补充到相应类别中，并做好标识；

4. 每次销毁或更新档案都应形成书面报告，存档备查。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由档案管理办公室负责解释。如遇特殊情况需要调整或补充本制度内容，需经校长办公会讨论通过后方可执行。

通过严格执行本制度，相信我校的档案管理工作必将迈上一个新的台阶，为学校的长远发展提供有力支持！