【关于规范使用贵宾接待室及会客室的通知】为进一步提升办公环境管理水平，优化资源配置，确保贵宾接待室与会客室的有序、高效使用，现就相关使用规范通知如下：
一、使用原则
贵宾接待室和会客室主要用于接待上级领导、合作单位及重要客户等，是体现单位形象的重要窗口。各部门在使用过程中应本着“合理安排、文明有序、节约高效”的原则，杜绝随意占用、长期占用或挪作他用的情况。
二、申请流程
1. 使用前需提前向行政部提交书面申请，说明使用时间、事由、参与人员等信息。
2. 行政部将根据实际需求进行统筹安排，优先保障重要接待任务。
3. 未经审批擅自使用或超时使用的，将视情况予以通报批评，并追究相关责任人责任。
三、使用要求
1. 使用期间请保持室内整洁，不得随意堆放杂物或更改内部设施。
2. 使用结束后，使用者须及时清理现场，关闭电源、门窗，确保安全。
3. 禁止在接待室或会客室内从事与接待无关的活动，如娱乐、餐饮等。
四、监督管理
行政部将定期对贵宾接待室及会客室的使用情况进行检查，并建立使用台账。对于违反规定的行为，将依据单位相关制度予以处理。
请各部门高度重视，积极配合，共同维护良好的办公秩序和对外形象。
特此通知。
XXX单位行政部
2025年4月5日
